Sistem
Penjualan Tunai di Toko Eceran
Pada sistem ini,
apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan
membayar dibagian kassa. Selain itu barang yang dibeli dibawa langsung oleh
pembeli. Oleh karena itu tidak perlu ada prosedur pengiriman barang pada toko
penjual.
A. Informasi yang pada umumnya dibutuhkan
Dewasa
ini masih banyak toko pengecer yang masih menggunakan akuntansi persediaan
secara periodik/pisik. Artinya perusahaan tidak akan mencatat mutasi tiap jenis
barang setiap saat. Pada toko-toko tersebut, maka informasi yang paling penting
untuk diketahui manajemen sehubungan dengan penjualan tunai adalah:
- Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai setiap hari.
- Jumlah kas yang disetorkan ke bank setiap hari.
Disamping
toko-toko yang masih mengoperasikan akuntansi persediaan secara periodik,
sekarang sudah mulai banyak toko-toko eceran yang mengoperasikan akuntansi
persediaan secara perpetual. Dalam sistem ini mutasi setiap jenis barang setiap
saat selalu dicatat. Keadaan ini terutama disebabkan bantuan sistem
komputerisasi untuk penjualan eceran yang disebut Point Of Sale (POS). Dalam
sistem ini setiap mesin kas register yang dirancang khusus, dihubungkan dengan
komputer induk. Pada saat kasir menerima pembayaran dari pembeli, kasir juga
akan memasukkan data kode barang yang dijual. Kas register yang sudah
dihubungkan dengan komputer induk akan memutahirkan data persediaan per jenis
barang. Apabila tidak dibantu sistem komputer, hampir mustahil toko pengecer
mengoperasikan metode perpetual mengingat jenis barang dagangan pada toko
eceran bisa mencapai ribuan jenis. Pada toko demikian maka informasi yang
dibutuhkan manajemen lebih luas yaitu:
- Jumlah penerima kas dari penjualan tunai tiap hari
- Jumlah kas yang disetor ke bank tiap hari
- Jumlah penjualan tiap jenis barang setiap periode tertentu
B. Organisasi
Fungsi-fungsi
yang ada pada kebanyakan toko pengecer adalah:
- Pramuniaga
- Kassa
- Penyerahan barang
Pada
toko-toko swalayan jumlah tenaga pramuniaga bisa sangat sedikit, karenanya
fungsi yang ada biasanya:
- Kassa
- Petugas yang membantu mengemas barang
C. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang dipakai meliputi:
- Buku jurnal penerimaan kas (Gb. 9-1)
- Rekening buku besar yaitu rekening kas, dan penjualan (Gb. 9-2). Pada toko eceran yang sudah mengoperasikan POS, terdapat pula
- Buku pembantu persediaan untuk setiap jenis barang (Gb. 9-3)
Rekening buku besar dapat dirancang sebagai berikut:
Buku transaksi yang digunakan meliputi:
- Faktur penjualan tunai. Setiap kali terjadi penjualan selalu dibuatkan faktur (atau nota) penjualan tunai. Atas dasar faktur inilah bagian Kassa akan menerima sejumlah uang dari pembeli.
- Bukti kas masuk. Pada toko yang belum mengoperasikan POS, bukti ini perlu dibuat sebagai dasar untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke buku jurnal penerimaan kas. Adalah tidak praktis untuk membukukan setiap faktur penjualan tunai ke jurnal penerimaan kas mengingat dalam dua jam saja mungkin terjadi transaksi penjualan tunai puluhan sampai ratusan kali. Oleh karena itu agar lebih praktis, maka secara periodik yaitu setiap (dua, tiga, atau empat) jam sekali, atau mungkin bahkan setiap hari, faktor penjualan tunai dikumpulkan, kemudian dibuatkan bukti kas masuk. Jadi setiap bukti kas masuk dilampiri faktur/nota penjualan tunai. Pada toko yang sudah mengoperasikan POS bukti kas masuk tidak perlu dibuat, karena setiap kali petugas Kassa memasukkan data (kode) persediaan yang terjual maka data persediaan otomatis dimutahirkan.
- Pita
kas register. Mesin
kas register selalu dilengkapi dengan pita penjualan. Selain pita yang biasanya
diserahkan kepada pembeli setelah pembeli membayar, di dalam mesin masih
terdapat pita lain yang utuh yang mencetak penerimaan-penerimaan kas suatu
hari. Mekanisme pengawasan dan penggunaan kas register pada umumnya sebagai
berikut:
1. Pada saat toko mau buka, alat penghitung pada kas register saldonya dinolkan. Mesin kemudian dikunci dan kuncinya dipegang pejabat lain (biasanya pengawas).
2. Pada setiap saat tertentu (dua, tiga, empat) jam atau satu hari, mesin dibuka pita kas register dan uang diambil oleh pejabat tertentu. Jumlah uang yang diambil harus sama dengan jumlah yang tertera dalam pita. - Bukti setor bank.Faktur/nota
penjualan tunai dapat dirancang seperti pada gambar 9-4:
Pada toko eceran yang sudah mengoperasikan POS, maka dalam merancang faktur penjualan tunai sangat perlu untuk memasukan kolom “Nomor Kode Barang”, karena kode inilah yang akan dimasukkan ke komputer bukan jenis barangnya. Jenis barang otomatis akan dikenali oleh sistem. Oleh karena itu rancangan faktur penjualan tunai dalam toko pengecer yang mengoperasikan POS seperti pada gambar 9-5:
Bukti kas masuk dapat dirancang sebagai berikut:
E. Sistem Pengendalian Interen
Aspek sistem pengendalian interen dalam sistem penjualan tunai pada toko eceran meliputi:
- Fungsi pramuniaga, kassa, penyerahan barang dan akuntansi hendaknya dipisahkan.
- Kunci kas register harus dipegang petugas selain kassa.
- Petugas yang melakukan rekonsiliasi laporan bank tidak merangkap sebagai kasir.
- Penjualan tunai diotorisasi oleh bagian kassa setelah menerima pembayaran, dengan cara menempel pita kas register.
- Bagian kassa sebaiknya memiliki daftar harga barang untuk mengecek kebenaran harga satuan dari barang yang dijual.
- Pramuniaga dilarang membawa tas ke tempat kerja.
- Jumlah kas yang diterima harus sama dengan pita kas register.
- Penerimaan kas suatu hari sebaiknya disetor ke bank hari itu juga, atau selambat-lambatnya satu hari berikutnya.
- Setor ke bank harus dalam jumlah dan bentuk yang utuh (intact).
F. Bagan Alir Arus Dokumen
Untuk menggambarkan bagan alir arus dokumen, dibuat asumsi yang menggambarkan kondisi yang terjadi pada suatu perusahaan. Misalkan terdapat asumsi sebagai berikut:
- TOKO ANANDA yang beralamat di Jl. Salemba Tengah No. 41, Jakarta Pusat adalah toko yang selalu menjual barang secara eceran.
- Toko mempunyai pramuniaga, kasir, penyerahan barang dan akuntansi.
- Toko menyelenggarakan akuntansi persediaan secara pisik.
